Część z nich oddaje wszystkie obowiązki związane z rachunkami biurowi rachunkowemu, ale i tak wielu decyduje się na obsługę faktur własnymi rękami.
Wystawianie dokumentów może być jednak trudne, często ze względu na wciąż zmieniające się regulacje prawne. Pomóc w tym mogą niezawodne programy do faktur, których liczba z roku na rok się powiększa. Na jakie funkcje warto zwrócić uwagę podczas kupna takiego programu?
Programy dla firm to przede wszystkim programy ułatwiające wypełnianie wniosków i rozliczenia wszystkich rachunków w przedsiębiorstwie. Robią to często automatycznie, więc do naszych zadań należy tylko obserwacja i pilnowanie czy wszystko przebiega bez problemów technicznych. Program do faktur to jeden z najbardziej pożądanych i przydatnych systemów, więc nie należy go kupować pochopnie. Warto zwrócić uwagę na funkcje, które definiują dobry program do fakturowania. Co do nich należy?
Personalizacja
Dostosowanie wyglądu opcji lub wystawianych faktur do własnych potrzeb to jeden z kluczowych funkcji decydujących o wartości programu. Ustawianie własnego widoku dokumentów, definiowanie po swojemu kolumny, ustawianie spersonalizowaną czcionkę czy pieczątkę z logo są bardzo przydatnymi właściwościami, dzięki którym praca nad dokumentami jest prostsza, a ich wygląd zgodny z marką firmy.
Równie przydatne są możliwości ustalania różnych form płatności, walut lub jednostek miar. Decydowanie o tym czy faktury wystawiać w cenach netto, czy brutto, powinno należeć do właściciela programu, a nie systemu. Oznaczanie danych znacznikami i kolorami także powinno mieć miejsce.
Uniwersalność programu
Wspomniana wyżej personalizacja wchodzi w uniwersalność programu do faktur. Dobrze, jeśli program pozwala na dostosowanie funkcji do wielkości przedsiębiorstwa (mały, duży, średni) lub ma możliwość wystawiania faktur z VAT lub bez. Jest to bardzo istotne, ponieważ w momencie, kiedy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT mimo jego zwolnienia, powinien z łatwością zmienić funkcje fakturowania w programie, bez konieczności szukania innych możliwości.
Zmiana języka i walut
Firmy współpracują z wieloma przedstawicielami biznesowymi – niekoniecznie ze swojego kraju. Najlepsze programy do faktur powinny więc mieć możliwość ich wystawiania w różnych językach (angielski, niemiecki, rosyjski, francuski itd.) i walutach. Co więcej, wiele z nich może automatycznie pobrać średni kurs NBP na dany dzień dla danej waluty, jeszcze bardziej ułatwiając robotę.
Wystawianie różnych rodzajów dokumentów
Program dla firm do fakturowania powinien mieć możliwość wystawiania dokumentów wszystkich możliwych typów i rodzajów, np. faktura VAT i bez VAT, proforma, WDT, faktury zaliczkowe, korekty, wewnętrzne, końcowe, eksportowe i więcej. Dobrze, jeśli ponadto ma funkcję generowania takich dokumentów jak RW, PW, PZ, MM i WZ oraz JPK.
Analiza
Ogromnie przydatne mogą się okazać funkcje do analizowania i sporządzania statystyk, czyli krótko mówiąc – tworzenia raportów. Dane wyciągnięte na podstawie transakcji i wydatków dają możliwość ocenienia jak stoi budżet firmy i pozwala na analizę w celu ustalenia dalszych działań ku poprawy lub wzmocnienia aktualnej sytuacji finansowej.
Artykuł powstał dzięki uprzejmości firmy APEKS-IT – specjalistom od oprogramowań księgowych dla firm i biur rachunkowych.