Nowy wykaz podatników VAT ma na celu ułatwienie weryfikacji kontrahentów, podniesienie poziomu bezpieczeństwa transakcji oraz zachowanie należytej staranności.
Czym jest biała lista podatników VAT?
Rejestr podatników VAT – czyli tzw. biała lista – to elektroniczna baza zawierająca informacje o podatnikach VAT (czynnych, zwolnionych z VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych lub przywróconych). Jest ona dostępna zarówno na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów, jak i na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Biała lista podatników prowadzona jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
Jakie dane zostały zawarte w nowym wykazie podatników VAT?
Biała lista podatników zawiera informacje o podatnikach VAT takie jak m.in. nazwa firmy lub imię i nazwisko, numer służący do zidentyfikowania podatnika na potrzeby podatku, numer REGON, numer PESEL, numer w KRS, adres siedziby, adres stałego prowadzenia działalności, numer rachunku rozliczeniowego oraz imiennego rachunku w SKOK, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP lub numery PESEL.
Biała lista podatników aktualizowana jest przez szefa KAS raz na dobę, w każdy dzień roboczy.
Biała lista podatników, a numery rachunków
Numery rachunków znajdujące się na białej liście podatników VAT pobierane są z baz dany KAS. W praktyce są to zarówno numery rachunków rozliczeniowych, jak i imiennych w SKOK, które zostały otwarte w związku z prowadzoną działalnością.
Brak rachunku kontrahenta w wykazie może wynikać z faktu, iż przedsiębiorca korzysta z rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (ROR) bądź też nie zgłosił on numeru rachunku w formularzu zgłoszeniowym CEIDG/NIP.
Jeżeli przedsiębiorca posiada rachunek firmowy, który nie został uwzględniony w nowym wykazie i chciałby go uzupełnić powinien on:
-
wpisać numer rachunku rozliczeniowego przy wypełnianiu formularza zmianowego w CEIDG
-
zawiadomić urząd skarbowy (właściwy ze względu na siedzibę spółki) na formularzu NIP-8 (podmiot wpisany do KRS), NIP-2 (np. spółka cywilna) bądź też NIP-7 (osoba fizyczna nie podlegająca rejestracji w CEiDG).
Sankcje
Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy VAT uiszczający zapłatę za fakturę o wartości powyżej 15 000 zł będą zobligowani do przelania należności na rachunek znajdujący się w nowym wykazie. Niewywiązanie się z wyżej opisanego obowiązku uniemożliwi zaliczenie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto przedsiębiorca poniesie odpowiedzialność solidarną za zaległości sprzedawcy w podatku VAT.
Aby uniknąć solidarnej odpowiedzialności należy dokonać płatności za transakcję przy użyciu mechanizmu split payment. Solidarna odpowiedzialność oraz wyłączenie wydatku na kwotę powyżej 15 000 zł z kosztów uzyskania przychodu nie będzie stosowane również w przypadku podatników, którzy w ciągu 3 dni od wykonania błędnego przelewu zawiadomią o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy.
Wpływ wprowadzenie białej listy na systemy informatyczne przedsiębiorstw
Weryfikacja podatnika VAT, jest możliwa na stronie ministerstwa, za pośrednictwem ręcznej wyszukiwarki. Jeżeli chcemy sprawdzić większą liczbę podatników, można to zrobić na dwa sposoby:
● za pośrednictwem API
● z użyciem pliku tekstowego, aktualizowanego codziennie na stronie internetowej
Niezależnie od wybranej metody podatnik będzie musiał mieć własne narzędzia informatyczne, które będą łączyć się z białą listą.
Może to być kupiony gotowy program lub modyfikacja własnego systemu księgowego.
Przykładem takie rozwiązania jest program firmy Hogart: Biała Lista. Łączy on w sobie te dwie możliwości - działa zarówno jako niezależny program, jak i może być dodatkiem do systemu ERP. Program jest rozwinięciem wprowadzonego w 2017 roku programu Czynny Podatnik VAT. Z programami można się zapoznać na stronie Hogart.