Dotyczą one chociażby tego, jakiego rodzaju szafa biurowa powinna wyposażyć siedzibę ich firmy, jakie wymogi powinna spełnić, co mówią na ten temat przepisy. Wyjaśnimy najważniejsze kwestie i wskażemy, na jakie rozwiązania warto postawić.
1. Szafy do przechowywania dokumentów a zmiana przepisów
2. Jakie szafy na dokumenty wybrać?
3. Dlaczego warto wybrać szafy metalowe?
4. Zasady archiwizacji
Szafa metalowa na dokumenty występuje w różnych wariantach: w wydaniu podstawowym i wzmocnionym, także ognioodpornym, jako szafa na dokumenty poufne i niejawne. Z poszczególnymi modelami możesz zapoznać się na www.wyposazeniegaudia.pl.
Szafy do przechowywania dokumentów a zmiana przepisów
Wiele osób zajmujących się w firmach prowadzeniem dokumentacji ponownie zwróciło uwagę, jak ogromne znaczenie ma jej odpowiednie przechowywanie po aktualizacji przepisów dotyczących ochrony dany osobowych. Po wejściu w życie nowego rozporządzenia wiele z istniejących rozwiązań okazało się nieaktualnych. Zapewnienie klientom i pracownikom odpowiedniego poziomu poufności wymaga przestrzegania dodatkowych reguł.
Zacznijmy od tego, że z punktu widzenia prawa akta osobowe - bo te najczęściej pojawiają się w firmach - nie są dokumentami niejawnymi, ponieważ nie są opatrzone żadnymi tego rodzaju klauzulami. Przepisy natomiast - zarówno RODO, jak i art. 36 Ustawy o ochronie danych osobowych - jasno wskazują, że administrator ma obowiązek zastosowania wszelkich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiednie zabezpieczenie przetwarzania danych osobowych. Wszystko zależy zatem od indywidualnych uwarunkowań: od tego, gdzie przechowywane są akta, kto pracuje w ich pobliżu, ile osób ma dostęp do tego pomieszczenia.
W praktyce oznacza to, że w każdej firmie należy dokonać stosownej analizy, a następnie zapewnić najbardziej efektywne środki ochrony danych osobowych - na przykład metalowe szafy oraz sejfy.
Jakie szafy na dokumenty wybrać?
Podstawowa zasada, jakiej trzeba przestrzegać, głosi, że do przechowywania dokumentów należy wykorzystywać szafy wykonane z trwałych materiałów i zamykane na klucz. Takie zabezpieczenie ochroni znajdujące się wewnątrz teczki i segregatory przed dostępem osób niepowołanych. Dodatkowo w firmie może pojawić się sejf.
Dobrym pomysłem są szafy metalowe w różnych klasach, spełniające przewidziane prawem wymogi i zaopatrzone w stosowne certyfikaty. Z pewnością największą popularnością cieszy się metalowa szafa na dokumenty poufne w klasie A - wzmocniony odpowiednik szafy aktowej, wyposażony w mechaniczny zamek kluczowy oraz systemy ryglujące. Takie szafy można wyposażyć w dodatkowe elementy, na przykład indywidualnie zamykane skrytki i szuflady, uchwyty na broń czy różne zamki (także szyfrowe lub elektroniczne).
W niektórych firmach zastosowanie znajdują również szafy specjalistyczne - wykonane ze wzmocnionej blachy, wyposażone w dodatkowe skrytki i przegrody, przeznaczone również na dokumenty opatrzone klauzulami: poufne, tajne i ściśle tajne. Na kolejnym poziomie znajdują się szafy ognioodporne oraz szafy o podwyższonej odporności na ogień.
Czasami w przedsiębiorstwie zachodzi konieczność przechowania nie tylko segregatorów i teczek osobowych, ale również nośników cyfrowych. Warto tutaj podkreślić opcję zastosowania tzw. szaf na dokumenty w formie cyfrowej, w których w odpowiednich warunkach przechowuje się nośniki CD, DVD, dyski zewnętrzne i dyski twarde.
Dlaczego warto wybrać szafy metalowe?
Z powyższych informacji jasno wynika, że często sugerowane w kontekście zastosowań biurowych są szafy metalowe. Są one bardzo praktyczne i wyróżniają się funkcjonalnością, co czyni je ważnym elementem wyposażenia sekretariatu, działu kadr czy biura rachunkowego. Cechuje je stabilna konstrukcja, duża pojemność oraz odpowiedni udźwig. Odpowiednie zamknięcie pozwala w pełni zabezpieczyć dokumentację.
W ofercie wielu producentów znajdują się szafy, które można wyposażyć w różne typy zamków, przytwierdzić je do podłogi czy też wzmocnić przed interwencją z zewnątrz czy uszkodzeniem zawartości na skutek pożaru. Przed dokonaniem zakupu warto zapoznać się ze szczegółową specyfikacją, możliwością opcjonalnego wyposażenia oraz wszelkimi innymi możliwościami dopasowania mebla do potrzeb firmy.
Zasady archiwizacji
Właściwe zabezpieczenie dokumentacji w firmie jest o tyle ważne, że każdy podmiot musi przechowywać ją przez określony czas. Jeśli mamy na myśli dokumenty pracowników danego przedsiębiorstwa, odpowiednio gromadzone dane muszą znajdować się w archiwum przez 10 lat. Dopiero po tym czasie można zutylizować je w bezpieczny sposób.
W praktyce oznacza to, że do przechowywania dokumentów trzeba przeznaczyć pomieszczenie o odpowiednich warunkach, wyposażone w funkcjonalne szafy z trwałych materiałów, odporne na wilgoć i inne czynniki zewnętrzne.
t>